今度地元の企業で就業体験予定がある
大学生の弟。インターンシップ先に
電話をかけようと、事前練習中です。
「お姉ちゃん、電話口に出る企業役
やってよ。」とお願いされ、
電話でのやり取り練習をするのですが、
何ともぎこちない敬語で落ち着きません。
学生だから仕方ないにしても、
この調子だと、心証が悪くなりそう。
そこで、インターンシップをしようとする
学生が、企業に電話をかける時の敬語や
作法について、色々と調べてみました。
学生モードの敬語
では、先ず弟が考えた電話口での
敬語を見てみましょう。
××太郎と申します。
お忙しいところ、申し訳ありません。
△△の事務所さんのインターシップ
募集の受付は、こちらの電話窓口で
宜しかったでしょうか。
この度、△△事務所さんでの
インターンシップに参加したく、
お電話しました。
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ビジネスモードの敬語
先の例文で、引っかかるところが
かなりありました。一つずつ
見ていきましょう。
学生が使いがちな用法
- もしもし
- △△事務所さん
- 宜しかったでしょうか？
- 参加したく
- お電話しました
ビジネスでは、滅多に使いません。
相手も電話を取ると、開口一番に、
「はい。△△事務所です。」と、
名乗ります。
これに対しては、もしもしを省き、
自分の名前を言いましょう。
ビジネスでは相応しくありません。
「貴所の〜」と言います。
〜会社であれば、「御社の…」
となります。
ファミレスで注文確認をする時に、
店員さんが使うバイト用語として
お馴染みですね。
まだまだ違和感があるとする人が
多いこの用法。
大手外食チェーン店では、マニュアル
でこの用法を使わない様指導する
動きもあるようです。
「宜しいでしょうか？」が違和感なく
聞こえますね。
「参加させて頂きたく」の方が、
より丁寧さが出ます。
「～させて頂く」は相手に許可を貰って
自分がするという意味合いがあります。
ということは、例えば上司の指示でする
行為なのに、「～させて頂く」は少し
ずれていると言えます。
上司に、「これコピーとって来て。」と
指示され、「コピーさせて頂きました。」
と言って渡すのは、おかしいですね。
逆にお客様の書類を手続き上借りてコピー
しなければならない時は、お客様の許可を
乞う形ですから、ふさわしいと言えます。
インターンシップに参加の許可を企業側
から貰うという状況なので、「～させて
頂く」が、場に合っているでしょう。
自分が電話をかけている状況に、
丁寧語の「お」をつけるのは変ですね。
「電話致しました。」が良いでしょう。
悩ましい敬語：「申し訳ありません」
「申し訳ありません」や
「申し訳ございません」。
社会人の私でもよく使いますが、
正式に言うと間違えた使い方の様です。
「申し訳ない」は一つの単語であり、
これで形容詞となります。
なので、「申し訳」と「ない」を分けて、
「ない」だけを「ありません」や
「ございません」に活用するのは
おかしいのだそう。
でもあまりに使う人が多いため、本来
間違えた言い方だとはわかりつつも、
相手に合わせて使い分けるのも手です。
立場上、上の方が「申し訳ありません」
と使うなら、自分もそれを使うという
処世術ですね。
弟のケースの場合、「申し訳ありません」
でも許容されますが、「恐縮ですが」や
「恐れ入りますが」でも良いでしょう。
ビジネスモードでの例文
上記をまとめると、弟が考えた敬語は、
ビジネスモードだと次の様に修正
できます。
お忙しいところ、恐れ入ります。
貴所でのインターンシップの
募集受付は、こちらの電話窓口で
宜しいですか？
この度、貴所でのインターンシップに
参加させて頂きたく、電話致しました。
さいごに
気を遣うべきは、敬語だけではないよ、
というアドバイスも弟にしました。
- 対応しづらい朝一や、終業間際、
お昼休みの時間帯は避けて電話する。 - 「えーと」「あのー」という
言葉は使わない。一文を簡潔に。 - 電話を切る時は、かけた方から
切るのがマナー。がちゃ切りにならない様、
片手でフックをおしてから、
そっと受話器を置く。
などです。緊張気味だと「あのー」
が頻発し、私も新入社員の頃、上司に
それをよく注意されたものです。
敬語は奥が深いですが、肝心なのは、
誠意なのかな、と思いました。