個人情報が流出!仕事のミスで起こりやすい3つのケースと対策法!

   

今朝、出社前にテレビを観ていたのですが
どこかの会社で、個人情報を流出という
ニュースをしていました。

会社の昼休みは、
当然のように、その話で盛り上がりました

私 個人情報の流出って、
   ホントに怖いね。」

同僚「これが人ごとじゃないんだよね。
   こないだも、うっかり個人情報の入った
   書類
を別の人宛に送りそうになってね。」
 
私 「え!大丈夫だった?メール?」

同僚「違うの、郵送で送ろうとしててね。
   郵便局でポストに投函する直前に、
   あれ?ってなったわけ。」

私 「ちょっとー!危なかったわね!
   そういうことがないように、2人以上で
   確認
するように、言われてるでしょ。」

同僚忙しくて、ついね。
   ホント気をつけなくちゃ、と思ったわ。」

私 「ホントに気をつけてよね。こっちまで
   ゾッとしちゃうわ。」

 

個人情報の流出って、
日常の些細なミスで起こり得るんですよね。

これからマイナンバー制度が始まるし
個人情報の流出を、心配することが
増えてきそうですよね。

 
そこで、
どういうふうに、流出が起こるのか
調べてみました。

個人情報とは、どういうものが
該当するのか、まずは
そこから確認してみましょう。

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個人情報とは?

個人情報とは、個人を特定できる
名前、生年月日、住所、電話番号
などの情報を差します。

 
メールアドレスだけの場合でも、
yamada_taro@会社名.co.jpのように

会社名と個人名が分かる場合、
これも個人情報とみなされます。

 
個人情報流出と言うと、自分は関係ないと
思いがちですが、メールアドレスだけでも、
該当するとなると、思い当たることがありませんか?

こんな行動は要注意だ、という
パターンを紹介します。

 

こんな行動は要注意

意外とたくさんありました。

  • 個人情報が記載された書類を、
    シュレッダーせずに、裏紙として使用している。
  • 仕事が終わらないので、USBメモリに
    個人情報の入ったデータを入れて、
    家に持ち帰って仕事の続きをしている。
  • アンチウイルスの更新を、最近していない。
  • 電車やカフェなど、周りに人がいる場所で
    個人情報に関する書類やデータを見ている。
  • 仕事に便利そうな無料ソフトウエアなどを、
    勝手にダウンロードして使っている。
  • 退社するときに、個人情報が記載された
    書類を、デスクに置いたままにしている。

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最初は、慎重に行動していても
慣れてくると、だんだん緩くなることは
よくあります。

今一度、気を引き締めて
行動を振り返ってみてください。

次に、実際に起こっている
個人情報の流出ケースを紹介します。

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個人情報の流出事案を3件紹介します

ここでは、特に多くみられる
個人情報が流出したケースを紹介しています。

 

ケース1
会社員Aさんは、大事な個人情報が入ったファイルを
添付したメールを取引先に、送りました。

その際、添付ファイルをロックするのを忘れて、
先方のメールアドレスも間違ってしまいました。

メールで個人情報など、重要書類を送るのは
とても危険ですね。

対策としては、

  • メールアドレスを間違えないように確認する。
  • 添付ファイルは必ずロックする。

    ロック解除の暗証番号は、メールで送らず
    事前に先方と、合意の番号などを確認しておきます。

    暗証番号を、別メールで送信する会社もありますが、
    宛先間違いに気づかずに、送る可能性があり、
    危険なので、やめたほうが良いでしょう。

Word文書に暗証番号を設定する方法を
紹介しておきます。

 

Word文書に暗証番号を設定する方法

  1. 名前を付けて保存を選びます。
  2. 0

  3. 「ツール」から「全般オプション」を選択します。
  4. 「ツール」から「セキュリティオプション」の場合もあります。

    2

  5. 読み込みパスワードと書きこみパスワードを
  6. 入力してOKを押します。

    3

  7. パスワードを再入力して、OKを
  8. 押したら完了です。
    4

ケース2
会社員Bさんは、個人情報が入った
ノートパソコンを、業務のため、やむを得ず
会社外に持ち出した。

その日、飲み会があったので手元に置いた方が
安心なので、持ち歩いていたが
酔って、どこかに忘れてきてしまった。

仕事でやむを得ず、個人情報を持ち出すことは
起こりえますが、その後がダメですね。

仕事の後、飲み会があるような時は
ノートパソコンは持ち歩かず鍵付きのロッカー
預けるなどした方が良いでしょう。

また紛失に気付いた場合は、
いち早く上司に相談し、場合によっては
警察にも届出ましょう。

自分で解決しようと、探しまわりがちですが
個人情報の漏えいを、最小限にするため、
ひとりで抱え込まないように、気をつけて下さい。

ケース3
会社員Cさんは、個人情報の入った情報を
使用しているパソコンで、日常的に、
インターネットサイトを閲覧していました。

気が付かないうちに、ウイルスが侵入して
個人情報を含む、社外秘の情報が
流出してしまいました。

個人情報を扱うパソコンで、仕事に関係のない
インターネットサイトを閲覧するのは
大変危険な行為です。

気付かないうちに、情報が流出するので
被害が大きくなる可能性が高いです。

また、不審なメールが来た場合も、
迂闊に開くことのないように、普段から
職場での注意喚起が必要です。

 

まとめ

私 ウイルスに感染して、っていうパターン
   最近よく聞くよね。」

同僚重要な情報を管理してるパソコンで
   ネットサーフィンとか、あり得ない!」

 「最初は慎重にやってても、
   だんだん緩くなる、って
   分かる気がするね。」

同僚「その辺は、定期的に会社で
   講習会とか、抜き打ち検査みたいなことを
   して、管理してくれなきゃね。」

私 「ほんとほんと。困るのは私たちだからね。」

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