取引先への立替金はどう仕訳する!?

   

経理や、事務関係のお仕事をしている人は、
「立替金」という、言葉を使うことは、
多いと思います。

 
私も、実家が自営業で、事務の仕事
手伝っていたので、「立替金」という
言葉を聞くことは、よくありました。

 

そんな中、取引先の運賃を、立替えること
になり、仕分けの仕方が分からず、経理の
仕事をしている、母に聞きました。

母のお陰で、その仕分けの仕方が
分かりました。

経理関係は、いろんな言葉や決まりがあり、
本当に難しかったです。

そして、その他の事も、しっかり
教えてくれました。

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立替金とは

「立替金」とは、会社に関する誰かが、
お金を、会社が一時的に立て替えること、
をいいます。

・役員や従業員の、私的費用の支払い
・取引先が支払うべき手数料
 などがあります。

 
あくまで、取引先が支払うべき費用を、
会社が貸しているという状態ですが、
利息等は不要です。

 
「立替金」とよく似ているもので、
「仮払い」という言葉があります。

曖昧に感じて、項目をどちらに仕訳
していいか、迷うケースがあります。

 

私も、よく悩みました。

実際、多くの場面で、どちらで処理しても、
通用しますが、一応の判断目安はあります。

立替金は、事前に、お金のい道や、
数量が明確になっている
、というのが、特徴です。

「仮払い」は、大体のお金の使い道は、
決まっていますが、実際、いくらかかるか
などの、詳細は不明です。

 

例えば、取引先の営業活動などで、
買い出しにかかった費用などです。

用途や、量などが分からない支出については、
「仮払い」で仕訳をします。

 
仕訳とは、取引の勘定科目を使い、
貸方と、借方に分ける作業のこと。

帳簿に書く、ということは、
日々の仕分け作業を、記録する
ということです。

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仕訳の仕方と例

例1 取引先に商品を納める時、取引先
   負担の、運賃費用5,000円を、現金で
   立替えた場合。

≪貸方≫現金5,000円
≪借方≫立替金5,000円と、仕分けする。

 
その後、取引先から5,000円が支払われた場合、

≪借方≫ 現金5,000円
≪貸方≫ 立替金5,000円と、仕分けする

 

例2 取引先が購入した消耗品80,000円を、
   一時的に立替えた場合。

≪貸方≫現金80,000円
≪借方≫立替金80,000円と、仕分けする。

 

例3 取引先と一緒に、出張に行くことに
   なり、取引先の新幹線のチケット
   6,000円をも立替えた場合。

≪貸方≫現金6,000円
≪借方≫立替金6,000円

その後、取引先から、チケット代が
普通預金に振り込まれた場合

≪貸方≫立替金6,000円
≪借方≫普通預金6,000円と仕分けする。

 

まとめ

注意すべき点は、立替金は早期に回収する
のが前提
なので、長期間「立替金」として
計上してはいけません。

長期間の立替えが続くと、「貸付金」として
仕訳けしないといけなくなり、利息を受取る
必要が出てきます。

 

私も、少しづつ項目や、仕分けの仕方を
覚えていきました。

仕訳の項目は、ある程度決まっていて、
知ってしえば簡単ですが、それを
知るまでが、大変です。

経理はとても複雑で、難しいですが、
少しでも、疑問の解決に繋がればと、
思います。

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