面接の都合が悪い!変更はメールだけでも大丈夫?より丁寧なのは?

   

「うぁ、最悪。」

友人のAさんが、携帯のメールを見るなり、
頭を抱えています。

「どうしたの?」

Aさんは、そろそろ子供の手も、離れてきたので、
再就職先を、探している最中なのだそうです。

中々希望に合うところが、見つからなくって
苦戦していたところ、

先日ようやく、希望にピッタリの職場が、
見つかったのだそう。

早速応募したところ、面接日の連絡メール
来たのはいいが、

先週応募していた、別の会社の面接日と
重なってしまった
、というのです。

面接 都合

「どちらかを、断るしかないのかしら?」

面接の日程変更を、
 お願いしてみたらどう?」

「そうね。
 連絡は、メールでもいいのかしら?
 それともやっぱり、電話すべきかしら?」

「日程変更は、できるだけ早く、
 相手に伝える必要があるし、

 誠意を伝えるためにも
 電話したほうが、いいと思うわよ。

 私達が、新卒で就職活動していた頃は、
 日程の変更は、電話でお願いするのが
 常識だった
よね。

 でも最近では、面接の日程を変更したい連絡の場合、
 メールの方が良い
、という企業も多いの。」

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面接の日程変更をお願いする方法

企業側との連絡の取り方は、
主に電話、メール、手紙があると思います。

面接の日程変更を、お願いする場合、
理想的な手段は、電話とメールを
両方使う方法
です。

ただ、場合によっては、電話でなければ
ならない場合
もあります。

 

電話でなければならない場合

面接当日の日程変更の場合、
メールではなく電話
で、対応しましょう。

メールでは、担当者がすぐに
確認できない
、恐れがあります。

そうなると、担当者や面接官が
面接者を、待ち続けているといった
迷惑を蒙ることに、なりかねません。

面接当日に、急遽参加できなくなった場合は、
必ず早急に、電話で直接連絡を
入れる
ようにしましょう。

更に、会社の営業日で、3日を切っている場合も、
できれば電話の方が、望ましいでしょう。

まず電話で、日程を変更したい旨を伝えましょう。

続けて、その電話で新たな日程を決めるか、
日程の候補を、メールで送ったほうが良いか
担当者に確認して、対応します。

面接

メールのメリット・デメリット

面接日程の変更では、
電話よりメールの方が、日程調整が
効率的に行えます

日程変更を、お願いする側にとっても、
面接可能な候補日時を複数、一度に
連絡できるという、メリット
があります。

「私も、会社が新卒採用する時期に、
 人事部のお手伝いに、借り出されたことがあるけど、
 メールをもらった方が、助かったわ。」

 

採用側のメリットとしては、

履歴が残る

 電話だと、日時が間違って伝わる可能性があるが、
 メールだと、文書が残るので安心です。
 

一度で済む

 面接日程の調整は、面接官のスケジュールを
 調整したり、部屋を押さえたりと、
 結構な手間が、かかります。

 そのため、電話されても、
 その場で、即答できないことも多いのです。

 そうなると、再度電話やメールをする
 必要
がでてきます。
 

・時間の自由度が高い

 電話には「相手の時間を、一方的に拘束する」
 という特性
があります。

 電話に掛かりっきりになると、
 予定通りに、仕事を進めることが難しくなり、

 肝心の、スケジュール調整をする時間が
 とれなくなりかねません。

  
「複数の人間から一斉に、面接の日程変更や、
 キャンセルが入ると、本当に大変なのよ。

 ただ、メールにも弱点があるの。
 担当者がいつ確認するか、
 送信側が、制御出来ない点
ね。

 だから、理想的には、メールを送付した後で、

 担当者に、面接日程変更を、お願いしたいので、
 メールを送っておりますと、
 電話するのが、いいんじゃないかな。」

「なるほど。
 今回はまだ日にちがあるから、
 まずメールを、送ったほうがいいのね。

 どういう風に、書けばいいかしら?」

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メールの書き方の例

件名:面接日程変更のお願い(山田 A子)

株式会社○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
貴社○○職求人に応募致しました山田A子です。

ご連絡頂きました面接日程(○月○日○時)につきまして

大変恐縮ですが、別の日程に変更させては
頂けないでしょうか?

○○のため、貴社にお伺いすることが困難になりました。

誠に申し訳ございません。

以下に私がお伺いできる日程を記載致します。

○○様の予定を最優先に致しますため、
日時を指定いただけますと幸いです。

○月○日(○)終日
○月○日(○)午後
○月○日(○)○時~○時

それでは何卒宜しくお願いいたします。
-------------------------------------------
山田A子
住所 ××××
電話番号 090-××××-××××
EMAIL ××××@××××

 

ポイントとしては

メールのタイトルは、
「面接日程変更のお願い(山田A子)」など、
内容がはっきりわかるもの、にすること。

タイトルに名前を入れておくと、
さらにわかりやすいでしょう。

まずはお詫びをし、どうしても外せない所要があり、
指定の日時に、行くことができないことを伝えます。

日程を変更する場合でも、
相手の日程の意向を、最大限尊重して、
相手に日程を、決定してもらうようにしましょう。

1度目の再調整は、問題とはされないと思いますが、
2度目があると、印象が悪くなってしまいかねません。

そのような事態を、招かないためにも、
できるだけ多くの候補日時を、
挙げておくと、良い
でしょう。

「希望のメールを出してから、
 丸1日経っても、連絡がない場合

 見落とされていたり、送信ミス等の
 可能性もあります。

 そのような場合は、
 必ず電話で、確認しましょう。」

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日程が決まったら

企業から、新たな面接日時の連絡が来たら、
必ず返事をしましょう

日程を、調整してもらったことのお礼と、
新たな日程を『○月○日○時』と
確認した旨を、伝えます。

返事をしなければ、あなたが読んだかどうか
相手はわかりません

伝わったかどうか、確認する手間のほうが
はるかに面倒です。

細かい事務連絡を、確認できない人は、
ビジネスマナーが、守れない人という
印象を与えてしまいます。

「より丁寧にしたかったら、面接時に
 『日程を変更して頂き、有難うございました』
 等のお礼を言っても、いいと思うよ。」

 

終わりに

面接の日程変更は、印象が悪くならないかと
気になる
人も、多いことでしょう。

採用担当者も人間です。
誠意ある対応には、きちんと答えてくれます。

日程変更のお願いを、しなくてはならない時は、
礼儀正しい対応を、心がけることで、

「おっ、この人やるな」と、好印象をもってもらえる、
チャンスだ、ぐらいの気持ちで
対処してみては、どうでしょうか?

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 - 面接・履歴書に関すること