手紙の書き方!ビジネスパーソンの知って便利な結びの言葉

   

手紙、というと、最近では電子メール
押されて、見かけなくなりましたね。

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あっても、問い合わせに答えるのに
必要最低限の言葉のみであったりして
非常に味気なく寂しいです。

そんなふう、手紙文化が衰退していっている
影響か、最近の若者たちは手紙相手に
四苦八苦している様子です。

 

社会人1年生の知人が、そのひとりで
ここ数日、紙とにらめっこしています。

特に、わからないのが結びと言われる部分。

他の箇所は、ビジネスのハウツー本を
読み、なんとか書くことができた
だが、結びの部分だけがわからない

どんな時に、どんな結びを持ってくるのが
正解なのか、よかったら教えてほしい
とのことでした。

 
私も、この結びの部分に多大な労力を
使わされた苦い思い出があり、いろいろと
知っているので、教えてあげることに。

今回は手紙の書き方、その中でも
結びの部分に焦点を絞っていろいろと
ご紹介したい
と思います。

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結びの挨拶って?

これは、手紙の構成の中でも末文
呼ばれる箇所、ここに書かれるもので
手紙を締めくくる言葉を書きます。

 
これは、頭語と結語とはまた別ですので
混同しないよう、注意してください。

普通、結びの言葉というのは結語の
に書かれます。

 
覚え方としては、頭語と結語が
出会いと別れの挨拶、と思ってください

こんにちは、から始まって主文となる
部分を書いたなら、さようならを書いて
相手にこれ以上はないよ、と伝えます。

結びの言葉というのは、このさようならの
前につけられるものです。

ここには相手に添えたい一言、というのを
書いていきましょう。

あげるとしたなら6つ、大きな例があります。

  • 相手の健康・幸福を祈る挨拶
  • 相手の繫栄・活躍を祈る挨拶
  • 今後につなげる挨拶
  • 用件を結ぶ挨拶
  • 伝言を頼む挨拶
  • 返信を求める挨拶

これらが、おおまかな結びの挨拶になります。

 
では、今からこれらの大きなくくり
ちょっと解体して、もう少し詳しく
ご紹介しましょう。

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健康と幸福を祈る

ビジネスシーンでは特に、この挨拶を多用
するのではないでしょうか?

なんといっても、当たり障りなく
使いやすい、ですので。

 
たまに、「お体ご自愛ください」と
書かれている時があったりしますが、これは
少し、やりがちな誤用ですので、注意です。

」とは、自分という意味ですので
自愛」というのは、自分の体を大切に
と、いう意味になります。

なので、先の誤用では「あなたのお体を
あなたは大切にしてください」という
感じになり、重ね言葉になります。

丁寧にしようとし、失敗してしまった感じ
なので、ここはシンプルでいいです。

  • 「ご自愛くださいませ」
  • 「お体をお大事になさってください」
  • 「ご多幸をお祈り申し上げます」
  • 「お健やかにお過ごしくださいませ」

などが、使いやすいかと思います。

 

繁栄と活躍を祈る

こちらも、ビジネスの手紙には頻出する
ものになる、かと思います。

手紙の頭語の後にくる文章で、よく
相手方の繁栄を喜ぶ旨、これを伝える
手紙の一文がある、かと思います。

「貴社、ますますご清栄のこととお喜び
申し上げます」……と、いう感じです。

これは、個人宛てにする時は「ご清祥」と
言い換えるといいでしょう。

他には「盛栄」、「発展」などが
あるでしょうが、結びで使う時には
のようにします。

  • 「一層のご活躍を祈念いたしております」
  • 「ますますのご発展をお祈り申し上げます」
  • 「どうぞお元気でご活躍されますように」

などを書き添えておくと、いいでしょう。

 
要するに、(あなた)はあなた(相手)の
活躍を今後も祈っています、ということを
伝えたい時に、活用してみてください。

 

今後につなげる

これは言葉のままで「では、また後ほど
などという意味合いで使われます。

この手紙では簡単に書いたが、後日会って
もう少し、詳しいことを詰めて話したい
場合などに、使うといいでしょう。

  • 「近いうちにまたご連絡いたします」
  • 「詳細を改めてご連絡いたします」

の、ようにするとわざわざ手紙をくれて
次の連絡で、詳細が話されるのだなと
いうようになります。

これも便利ですので、商談前に手紙を
書く時などには、使ってみてください。

 

用件を結ぶ

これは、用件のみの手紙の場合によく
使われます。

なにか簡単な連絡ですとか挨拶お礼
お詫び、などなど結構幅広く使えます。

略儀ながら書中をもちまして……」
などは、続ける言葉を選べるので
覚えておくと、便利ですよ。

お詫び申し上げます」、とか
御礼申し上げます」、などが
のものにつなげられるものです。

 
用件を結ぶもの、としては
あとは、のようなものがあります。

  • 「用件のみにて失礼いたします」
  • 「まずは右(以上)ご連絡まで」
  • 「まずは御礼かたがたご挨拶まで」
  • 「取り急ぎお詫び申し上げます」

 

伝言を頼む

これも、そのままですね。

手紙で、伝言を頼む場合に使います。

本文で、伝えてほしいことを書いておいて
この結びの言葉を使う。

 
そして、ほかの人、手紙を宛ててなくて
でも、関係している人にこの手紙の内容
伝えてもらうよう、お願いができます。

「お手数ですが、だれだれ様にもよろしく
お伝え願います」

このようにして結んでおくと、この1枚
用件が関わった人たちに、伝わります。

 
ただ、あまり多用すると嫌がられますので
そんなに、びっくりするほど重要じゃない
けれど、知っておいてほしいので伝言を頼む。

と、いう感じで使うといいでしょう。

 

返信を求める

これまた驚くほど、そのままです。

これなどは、電子メールでもよく使われる
文言になるかと思います。

本文で、質問したいことに触れておいて
結びで、そのことに関して返事
いただきたいのでよろしくお願いします。

というように結びましょう。

 
具体例をあげるなら

  • 「ご返事をお待ちしております」
  • 「お手数ですがご一報ください」

などのように、結んでおくと相手から
返信の手紙なり、電話なりが
あるかと思います。

 

おわりに

いかがでしたでしょうか。

社会人1年生の知人は助かった
言っていましたが、あなたのお役には
立てたでしょうか?

 
知人は、無難なところで
「ますますのご発展をお祈り申し上げます」
と、結んで出したそうです。

後日、上司が先方に送った手紙、あれが
良かったのか、新しい取引の話が来たと
知らされたと言っていました。

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新人ながら、手紙をきちんと書ける
ということを、評価してもらえたようです。

知人は字がきれいだったので、そこも
評価ポイントだったのでしょう。
 

ですが、やはりお決まりとはいえ、結びの
言葉を知っていたのは、大きかった様子。

知人は今後も、必要に応じてこれらを
使い分けていくと言い、とても
張り切っていました。

会社の役に立ててうれしいようです。

 

あなたはどうでしょう?

今回のこと、結びの言葉で知っているもの
知らなかったもの、ありましたらこれを
機会にお勉強です!

今からでも間に合いますので、これらの
結びの言葉を学んで、周りに1歩、差を
つけましょう!

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