どうする?領収書の印紙に割印を忘れたときの対処法!

   

つい先日、取引先の事務員さんから、
少し慌てた声で、電話がありました。

「実は昨日、御社に発送した領収書に、
割印を押すのを、忘れてしまいまして・・・」
とのこと。

それなら、こちらで、
二重線を入れておきましょうか?
とお伺いしたところ、

「いえ、それは正式ではありませんので。
すぐに差し替え分を郵送します」

 
え?正式じゃないの?

 
私は、割印は印鑑、もしくは二重線でOK
と教えられて、ずっとそう思ってきたので、
正直ビックリ!

事務職一筋、十ウン年でありながら、
いま初めて知ったこの事実。
まったくお恥ずかしい・・・。

考えてみれば、会社の先輩に教えられたまま、
意味もわからず単純作業にしていることって、
結構あるような気がします。

 

いい機会なので、
収入印紙を貼る意味について、
少し勉強してみることにしました。

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要注意!印紙の貼り忘れや割印忘れは罰金あり!

そもそも、
なぜ印紙を貼るのでしょう?

 
それは税金だからです。

 
契約書や領収書など、
なんらかの取引によって発行される文書は、
国の法律によって、信用性が保証されています。

その信用文書が、なにがしかの利益を生む場合、
法律を運用している国に対し、
保証料を払ってください、という趣旨なのです。

ひらたく言えば、
国に対する手数料のようなものですね。

 
そのため、印紙を貼り忘れたり、
割印を忘れたりすると、
過怠税という罰金を科せられます。

 

印紙を貼り忘れた場合は、印紙額の3倍
割印を忘れた場合には、印紙額と同額を、
支払うことになってしまいます。

金額が低ければともかく、
5千円、1万円となってくると、
うっかりでは済みません。

くれぐれも注意してください。

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割印は印鑑で!二重線はアウト!

では、冒頭のお話のように、
すでに先方に送ってしまった領収書に、
割印を忘れた場合はどうするべきか?

 
よく割印は二重線でもOK、などと言われます。
私も勘違いしていたことですが、
正式には、これは間違いです。

印紙税法施行令5条によると、
作成者の印鑑、または署名で、
消印をつけなければいけない、と規定されています。

つまり印鑑かサインのいずれかです。

これは、再利用を防ぐためです。
消印を押された切手は、使えませんよね?
あれと同じです。

二重線では、うまくなぞれば再利用できる
とみなされてしまうのです。

 
なので、割印を忘れたからといって、
先方に二重線を入れてもらう
という方法は、お勧めできません。

だいいち、こちらの不備を先方に補ってもらう、
というのは、印象も良くありません。
会社のイメージダウンにもつながります。

割印を忘れた場合は、やはり、
正式な領収書を再発行して、
郵送しなおすのがベストです。

その際、先に送った、
割印忘れの領収書を回収しておくため、
返信用封筒を同封しておくといいでしょう。

 
もちろん事前に、先方の担当者に、
電話で謝罪しておかなければいけないのは、
言うまでもありません。

おわりに

さて、割印を忘れた事務員さんからは、
その後、新しい領収書と、返信用封筒が、
一緒に送られてきました。

しかも速達で!
なんというパーフェクトな対応

 
ミスをしたはずなのに、
それが却って「できる事務員」を、
印象づけたような感じです。

うーん…。
たかが事務作業、とあなどるなかれ。
私も見習わなくては。

ミスをするのは、誰にでもあること、
問題は、その後の対応の仕方だと、
今回、勉強させていただきました。

できるだけ礼を失しないよう、
事後対応には、細心の注意を、
心がけたいものですね。

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