メールで休みの連絡はあり?守りたいマナーとは

   

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通勤電車が突然の停止。先を行く電車が車両故障を起こしたそうで、後続の電車は停止を余儀なくされてしまいました。先ほどからもう10分ほど動いていません。これは完全に遅刻

通常は電話で連絡するのですが、満員電車の中から電話するわけにもいかず、仕方なくメールで上司に遅刻する旨の連絡をしました。ちょっと抵抗があったけど、この場合仕方ありません。無事に連絡がつきました

後日友人にこの日の話をしたところ、「遅刻や休みの連絡をメールで入れるなんて当たり前」と笑われました。友人の職場では、同じ課のメンバーで作っているLINEのグループでお休みの連絡してくる人もいるんだとか。職場の温度差にちょっと驚きました。

メールは便利ではあるものの、休みの連絡となるとなんとなく失礼な気がして躊躇してしまいます。
メールを使う場合、どんなポイントに注意するべきか、考えてみました。

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遅刻やお休み、連絡のタイミングは?

遅刻や休みの連絡でメールを利用。最近は当たり前になりつつあると言っても、本来電話できちんとするのが一般的なビジネスマナー。職場の文化によっても、メールでの連絡に対する温度差があるようです。

まずは職場のルールに則って連絡方法を選ぶのが大前提です。

また、始業間際に「休みたい」と伝えられても、その穴を埋めることになる同僚からすれば迷惑な話。遅刻や休みの連絡は、少しでも早く伝えたいものです。電話の場合、同僚の皆さんが出勤する時間を見計らってということになりますが、メールならば少々早くても構いません。出来れば始業1時間ほど前には連絡を入れましょう。

メールの件名、あて先、ポイントは?

せっかく入れた連絡が、他のメールに埋もれて開いてもらえなかったら大変です。一目見ればすぐに休みの連絡であることがわかるような件名にしましょう。

件名: 申し訳ありません、本日欠勤いたします

これならすぐに開いてもらえますよね。

次にあて先ですが、上司だけでなく仕事のバックアップをお願いする同僚も、忘れずに入れましょう。できれば上司へのメールのCCだけではなく、お願いする仕事の内容を具体的に伝えるメールを、別に入れる方が丁寧です。

メール本文を作成するポイントは、以下の通り。

  • 休む連絡と理由にお詫びを添えて簡潔に
  • 誰に仕事のバックアップをお願いするか、具体的に
  • 最後にお詫びでメールを締める

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例文

○○課●●課長

おはようございます。□□担当の■■です。
恐れ入りますが、本日体調不良につきお休みさせていただきます。
ご迷惑をおかけし大変申し訳ありません。

昨夜から△△(体調不良の症状)のため安静にして様子を見ておりましたが、今朝になっても症状が改善されません。
通院して静養するため、本日はお休みさせてください。

なお、本日のXXの件とYYの件については、それぞれAさんとBさんに代わりをお願いする予定です。詳細はお二人に別途メールでお伝えします。

詳しい状況は症状が落ち着き次第、折り返しこちらからまた連絡させていただきます。

急を要する連絡には、私の携帯電話やメールにて対応させていただくようにいたします

ご迷惑をおかけしてすみませんが何とぞよろしくお願いします。

ベストな対応はコレ

実際に休むときには、どういう手順を踏むのがベストなのか、まとめてみました。

  • 上司に休みの連絡を入れる
  • 仕事の引継ぎをお願いする
  • 出社したあと、得意先や同僚に挨拶をする

基本的には、この手順を抑えれば、問題ないでしょう。
ただし、体調不良が長引いてしばらくお休みをしなければならない時などは、上司に電話を入れて状況を詳しく説明する必要があるでしょう。

さいごに

たとえ欠勤の連絡がスムーズに行ったとしても、あなたが欠勤すると同僚や上司、場合によっては取引先の会社の担当者にも迷惑をかけることになります

仕方ない理由で休んだとはいえ、体調が戻って出社した後には、「昨日は色々とご迷惑をおかけしました」と、謝罪の気持ちを伝えましょう。そして留守中にはかってもらった便宜に対する感謝の気持ちも添えることも忘れずに。

電話でもメールでも、気持ちを伝えることが大切ですね。

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 - マナーに関すること